Системы управления документами, их функции

Узнать стоимость написания работы
Содержание Введение

Часть I. Системы управления документами, их функции

1.  Основные функции СУД 2.  Архитектура СУД 2.1.     Хранилище документов 2.2.     Система управления документооборотом 2.3.     Коммуникационная среда

2.4.     Интеграционные компоненты

2.5.     Системные компоненты

Заключение Список литературы
Введение

Система управления документами (СУД)[1] — система, обеспечивающая работу с документами.

Информация, которая находится в разрозненно хранящихся документах, содержит много ценного, выявляемого только при обработке. Этой цели отвечает СУД, обеспечивающая управление документами, т.е. способная создавать, хранить, искать, извлекать, редактировать и рассылать документы.

Главная функция этой системы — поиск и индексирование документов, что позволяет быстро определять местонахождение и отслеживать их состояние. Важно также знать, кто пользуется документами в любой момент времени.


Часть I. Системы управления документами, их функции

Компания IDC дает следующее определение рынка Систем Электронного Управления Документами:

"Системы электронного управления документами (ЭУД) обеспечивают процесс создания, управления доступом и распространения больших объемов документов в компьютерных сетях, а также обеспечивают контроль над потоками документов. Типы файлов, которые, как правило, поддерживают системы ЭУД, включают текстовые документы, образы, электронные таблицы, аудио-, видеоданные и документы Web. Обычными возможностями систем ЭУД являются создание документов, управление доступом, преобразование и безопасность".[2]

Основными функциями СУД являются:

·     прием, регистрация и учет документов;

·     упорядочение и классификация документов;

·     обработка документов;

·     дописывание комментариев к документам;

·     поиск документов по названиям разделов, ключевым словам;

·     создание личных библиотек документов;

·     изменение конфигурации документов;

·     контроль версий документов при их модификации;

·     предоставление возможности удаленного доступа к документам;

·     управление информацией в базе данных;

·     обеспечение безопасности данных, разрешение доступа к документам только определенным пользователям;

·     пересылка и рассылка документов;

·     администрирование учета и архивирования данных.

Система управления документами должна также обладать возможностью редактирования и слияния документов, включения в них звуковых фрагментов, видеофильмов, изображений и текстов. СУД обеспечивает постоянное обновление информации, входящей в документы.

Поиск документов должен осуществляться в соответствии с разнообразными их характеристиками: дата создания, авторы, организация, рассматриваемая тема, тип документа. Управление документами наиболее эффективно осуществляется в сети предприятия, но все шире используется доступ к информации через глобальные сети.

СУД можно разбить на пять подсистем[3], решающие самостоятельные задачи (см. таблицу).

Задача

Подсистемы СУД

Документы нужно надежно хранить
и быстро находить

Централизованное хранилище электронных документов

Документы нужно обрабатывать
в соответствии с действующими процедурами

Система управления документооборотом
Участники процессов должны иметь эффективные средства взаимодействия Коммуникационная среда
СУД должна быть связана с другими компонентами информационной системы Интеграционные компоненты
Все это должно на чем-то работать Системные компоненты
Хранилище документов

Создается единая база данных на сервере, которая позволяет надежно хранить документы, систематизировать их и быстро находить нужную информацию. При этом реализуется важнейший принцип СЭУД: документ хранится в единственном экземпляре в месте, хорошо защищенном от несанкционированного доступа.

Бумажные документы попадают в хранилище в результате их сканирования, а электронные — прямо из той программы, в которой они создаются.

Для быстрого поиска документов хранилище снабжается механизмом сквозного или, как его еще называют, полнотекстового поиска, позволяющим за очень короткое время найти нужный документ по содержащимся в нем ключевым словам.

Система управления документооборотом

Документооборот обычно рассматривается в рамках одной компании, и является отражением ее бизнес-процессов, а способы управления ими у каждой фирмы уникален.

Кроме того, любая успешно действующая организация непрерывно меняется. Создание новой продукции, приобретение нового бизнеса, завоевание новых рынков вызывают изменения в организационной структуре, в управленческих процедурах, в формах и маршрутах движения документов. Чтобы успеть за этими изменениями, нужно использовать для автоматизации рабочих процедур специальные программные средства.

С помощью конструктора бизнес–процедур процесс обработки документов можно представить как последовательность шагов. На каждом шаге обработки документа определяется, что следует сделать с документом и кто должен быть исполнителем. По окончании шага система автоматически вычисляет, куда направить документ дальше, и происходит автоматическое уведомление следующего исполнителя. При этом все участники процесса могут наблюдать его в виде наглядной диаграммы и видеть, на какой стадии обработки находится документ.

Коммуникационная среда

Чтобы обеспечить эффективное взаимодействие участников автоматизированного документооборота, СУД требуется некая "сигнальная система". Обычно это электронная почта.

По электронной почте сотрудники получают извещения о событиях, происходящих в системе, таких как появление новых документов, поступление документа на рассмотрение, нарушения контрольных сроков. Извещение, как правило, содержит гиперссылку, которая позволяет открыть соответствующий документ из централизованного хранилища.

В последнее время популярными становятся также средства обмена сообщениями, позволяющие участникам бизнес-процессов, в том числе и между различными организациями, общаться "в режиме реального времени": получать информацию о наличии друг друга на рабочем месте, обмениваться текстовыми сообщениями, а также проводить аудио- и видеоконференции.

Интеграционные компоненты

СУД - это всего лишь одна из компонент информационной системы, причем, как правило, создается она не в первую очередь. И, конечно, СУД должна быть интегрирована в общую среду таким образом, чтобы не возникало участков с "ручной" обработкой информации.

Системные компоненты

Техническими средствами, позволяющими обеспечить функционирование СУД, являются информационные магистрали, серверы, дисковые массивы, библиотеки оптических дисков, сканеры для массового ввода документов и специализированное серверное программное обеспечение.


Заключение

Управление документами лишь часть глобальной системы, частью которой может является и простое хранилище файлов или электронная почта. В своем развитии подобные системы стремятся к воплощению идеала – системы управления знаниями, обычно на корпоративном уровне.

Как показывает практика, внедрение СУД проходит поэтапно, отдельными составляющими, некоторые из которых, бывает, и вовсе не приживаются в конкретном бизнес-процессе.

Следует отметить, что потребность в таких системах появляется у организаций (фирм) прежде, чем у них появляется финансовая возможность, готовые системы могут стоит не одну сотню тысяч долларов, и ещё столько же внедрение. В России использование импортных СУД осложнено их неприспособленностью к условиям нашей действительности.


Список литературы

1.  Как управлять документами в современной организации, Виктор Таранов, 2003г., http://www.directum.ru/514280.shtml.

2.  Гипертекстовый энциклопедический словарь по информатике, 2004г., http://ibd.tsi.lv/sart.pl?T1=QEP.

3.  Системы Управления Документами, Алексей Жданов, 2003г., http://www.naumen.ru/go/company/press/judgement.

4.  Захаров О. Что такое электронный документооборот. Компьютер пресс. 1997г., № 4, с. 79-82.

5.  IDC. Europe Document Management Market Review and Forecast, 1998-2003, (2000. февр.).

МОСКОВСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ
им. М.В. ЛОМОНОСОВА

ЭКОНОМИЧЕСКИЙ ФАКУЛЬТЕТ

кафедра экономической информатики экономического
факультета МГУ

Реферат

на тему: “СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ДОКУМЕНТАМИ, ИХ ФУНКЦИИ”.




Выполнил:
студент 315 гр. Бровкин Александр
Проверил:
доц., канд. тех. наук Когаловский М.Р.


Москва
2004


[1] Document Management System (DMS)

[2] IDC. Europe Document Management Market Review and Forecast, 1998-2003,
(2000. февр.).

[3] “Как управлять документами в современной организации”, Виктор Таранов, 2003г.
http://www.directum.ru/514280.shtml

Другие материалы

  • Организация работы с документами
  • ... ., кроме технической документации и печатных изданий. Номенклатура дел предприятия разрабатывается специалистом, ответственным за организацию работы с документами. Номенклатура дел составляется по установленной форме (приложение 2) и включает реквизиты: наименование предприятия; наименование ...

  • Учредительные документы и государственная регистрация юридического лица
  • ... виды деятельности и т.д. Для получения информационного письма из ГМЦ Госкомстата необходимо предоставить следующие документы: ­  Оригинал постоянного свидетельства о государственной регистрации юридического лица, на котором ГМЦ Госкомстата проставляется код ОКПО; ­  Копия Устава ...

  • Акты органов военного управления и организация делопроизводства в воинских частях и учреждениях
  • ... акта. содержание и срок выполнение предписанных действий. Вопрос 4. Дело производство в воинских частях и учреждениях. Значения, организация и задачи делопроизводства. Правильная постановка делопроизводства имеет важное значение для организации эффективной работы органов военного управления. В ...

  • Создание изображений в текстовых документах в MS Word; MS Draw. Размещение текста и графики”
  • ... внедрения, и связывания путем установки флажка Хранить в документе. Взаимодействие изображения с текстом. Основная часть инструментов для настройки свойств изображений в текстовом документе сосредоточена на панели инструментов Настройка изображения (Вид► Панели инструментов ► Настройка ...

  • Общества с ограниченной ответственностью понятия, функции и задачи общества
  • ... возможности полных товариществ, препятствующих их широкому распространению, с другой. В 1892 году Рейхстаг принял Закон "Об обществах с ограниченной ответственностью" (Gesellschaft mit beschrenkter Haftung - GmbH). Сочла возможным заимствовать этот институт и Австрия, сохранив все ...

  • Управление, организация учета и контроль наличных денежных средств и их эквивалентов
  • ... необходимую информацию или справку, что способствует более эффективному управлению и быстрому контролю за денежными средствами и их эквивалентами. Основой для написания курсовой работы послужили учебники, книги по ведению бухгалтерского учета, журнальные статьи и данные предприятия. Роль учета ...

  • Экспертизы ценности документа, принципы, критерии
  • ... дел; -составление описей дел; -составление актов о выделении к уничтожению документов и дел. Под экспертизой ценности документов понимается изучение документов на основе принципов и критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и отбора их для хранения. В число основных ...

  • Учредительные документы юридического лица
  • ... из которых необходимо, а все вместе - достаточны для того, чтобы организация могла признаваться субъектом гражданского права. Учредительные документы юридического лица имеют две важные функции. Во-первых, выполняя внешнюю, представительскую функцию, они доводят до всеобщего сведения информацию об ...

  • Исследование документов и записей по учету хозяйственных операций в отдельных сегментах рыночной экономики
  • ... вопросе были рассмотрены проблемы, касающиеся исследования следователем и оперативным работникам БЭП операций по учеты производства и вы­пуска готовой продукции на промышленном предприятии. Вопрос 3 Бухгалтерские документы и записи при раскрытии преступлений в сельскохозяйственном производстве ...

  • Бланки документов
  • ... выступает и как предмет труда, и как результат труда, так как принятое решение записывается, закрепляется в документе. 2. Бланки документов Бланк документа - это стандартный лист бумаги (формат), с нанесенными на нем постоянными реквизитами. Сегодня все организационно-распорядительные ...

  • Ценные бумаги их сущность и функции
  • ... при этом одна запись просто изменяется или уничтожается и заменяется другой соответствующей записью. Поэтому и "оборот" таких "ценных бумаг" весьма специфичен. Ведь их "владелец" в действительности не обладает какой-либо вещью как объектом права собственности (или иного ...

  • Попечительский совет – общественная форма управления образовательным учреждением
  • ... гражданской властной структурой в России.Список литературы   1. Борщева Н. Попечительский совет – общественная форма управления образовательным учреждением//Народное образование. – 2001. - № 10 2. Попечительский совет НПО «Школа самоопределения». INTERNET: http://news.1september.ru/fep ...

  • Организация и совершенствование систем и процессов управления предприятием
  • ... 1 1 2 3 ЖКО военизированная охрана (ВОХР) 20 1 1 2 3 29 1 1 4 7 ВОХР+ОР всего 157 9 9 18 34 155 8 8 18 34 Функция: организация и совершенствование систем и процессов управления фактич.структура проектная структура подразделение все-го чел. нач отд ...

  • Правила составления и оформления документов по личному составу
  • ... любого сотрудника. Перед уходом секретарь должен убрать все документы, закрыть на ключ сейф и шкафы и привести в порядок свое рабочее место. Раздел II. Основная часть: Правила составления и оформления документов по личному составу. В небольших фирмах на секретаря часто возлагается ведение кадровой ...

  • Антикризисное управление предприятием
  • ... могут выступать показатели финансового анализа. Таким образом, цикл управления начинается и заканчивается анализом, и первостепенное значение в управлении предприятием приобретает именно финансовый анализ. Каждый антикризисный управляющий должен в совершенстве владеть методами финансового анализа ...

Каталог учебных материалов

Свежие работы в разделе

Наша кнопка

Разместить ссылку на наш сайт можно воспользовавшись следующим кодом:

Контакты

Если у вас возникли какие либо вопросы, обращайтесь на email администратора: admin@kazreferat.info