Правила планирования начала, середины и завершения рабочего дня

Заказать работу

На работу тратится столько времени, сколько его имеется в распоряжении, или любая работа выполняется в течение отпущенного времени. Эти принципы и правила планирования рабочего дня психологически оправданы и зарекомендовали себя в разных жизненных ситуациях.

Михаил Владимирович Кларин, ведущий эксперт Российского института директоров, Российская академия образования.

Специалистам по управлению известна такая закономерность: на работу тратится столько времени, сколько его имеется в распоряжении, то есть любая работа выполняется в течение отпущенного на нее времени.

Принципы и правила планирования рабочего дня, которые мы предлагаем вашему вниманию, не носят обязательного характера. Многие из них могут показаться вам несерьезными. Однако они психологически оправданы и зарекомендовали себя в различных жизненных ситуациях. Необязательно использовать все принципы. Попробуйте применить каждый из них, найдите свой стиль — он для вас будет наилучшим.

Итак, организация рабочего времени должна соответствовать основному принципу: «Работа должна подчиняться мне, а не наоборот». Правила планирования рабочего дня можно разделить на три группы:

правила начала дня;

правила середины дня;

правила окончания дня.

Правила начала дня

1. Начинать день с позитивным настроением. Старайтесь для каждого дня находить какое-нибудь позитивное начало, поскольку тот настрой, с которым вы приступите к решению предстоящих задач, имеет важное значение для достижения успеха. Каждое утро задавайте себе три вопроса:

Как этот день может приблизить меня к достижению целей?

Что я должен сделать, чтобы получить от него как можно больше радости?

Что я могу сегодня сделать для сохранения своего образа жизни (для поддержки своего здоровья)?

Создание положительного настроя не занимает обычно более двух минут. Дайте себе эти две минуты перед началом «стандартной утренней программы».

2. Хорошо позавтракать и без спешки — на работу. Не выспавшись, без завтрака, как можно скорей на работу — такой старт может просто испортить день! Не говорите, что у вас нет времени для неспешного завтрака, ведь это — вопрос установления приоритетов (для того чтобы выспаться и успеть плотно позавтракать, нужно просто раньше ложиться).

3. Начинать работу в одно и то же время. Это элемент самодисциплины, способствующий мобилизации сил.

4. Перепроверять планы дня. Воспользуйтесь методом АБВ-анализа или принципом Эйзенхауэра. Установлено, что десятиминутная подготовка к рабочему дню позволяет экономить до двух часов рабочего времени. Так что выиграйте эти два часа! Кроме того, составляя план рабочего дня, учитывайте следующее правило: планировать нужно не более 60% вашего времени, а 40% — это резервный фонд для неожиданных и неотложных дел.

5. Приступать к делу без раскачки. Следует категорически отказаться от такого «утреннего ритуала», как многоразовые приветствия, пространные обсуждения последних новостей и т. д. Социальные контакты, конечно, нужны, да и вы — не робот. Однако их можно перенести на менее напряженное время, например, обеденное и послеобеденное.

6. Вначале — ключевые задачи. Начинать рабочий день следует с задач группы А, все остальные дела могут подождать. Не стоит в первую очередь просматривать корреспонденцию — во входящей деловой почте речь редко идет о делах, которые имеют высший приоритет и должны быть выполнены немедленно.

7. Согласовывать план дня с секретарем. Секретарь, если он у вас есть, является важнейшим вашим партнером, когда речь идет о создании оптимальных условий для деятельности. Ему вы должны посвятить первое время рабочего дня, даже если это — пара минут. Секретарь должен быть в курсе ваших дел. Согласуйте с ним все сроки, приоритеты и планы дня. Хороший секретарь удваивает эффективность работы своего шефа, а плохой — уменьшает ее наполовину.

Правила планирования середины дня

1. Подготовьте к работе письменный стол. Уберите со стола все ненужные для решения задач группы А бумаги. На рабочем столе должно находиться одновременно не более шести документов. Это психологически оправданно: во-первых, лишние бумаги поглощают время, а во-вторых, порядок на столе стимулирует порядок в мыслях.

2. Устанавливайте сроки. Иногда задания поручаются и вам, ведь вы тоже чей-то подчиненный. Так вот, сроки, установленные для решения задачи, очень часто принимаются безоговорочно, даже если они плохо укладываются в ваши планы. А надо стараться приспосабливать их к своим интересам и «выторговывать время». Короче говоря, просите вдвое больше времени, чем необходимо для решения данной задачи; это часто получается легче, чем вы думаете. Что же касается поручения дел подчиненным, то советую вам давать им примерно на треть меньше времени, чем, по вашему мнению, необходимо для решения задачи. Если этого хватит, вы сэкономите время, если нет, вы все равно не проиграете.

3. Избегайте действий, вызывающих обратную реакцию. Многие руководители склоняются к тому, чтобы заниматься все новыми и новыми делами, проблемами и идеями, и тем самым вызывают соответствующую реакцию на свои действия, а она может оказать влияние на временной распорядок. Например, очень часто, поучаствовав один раз (из чистого интереса) в каком-либо совещании, руководитель получает дополнительные, не предусмотренные его планом обязанности. Ему могут что-то поручить, включить в состав рабочей группы и т. д. Поэтому лучше всего все действия (письма, телефонные разговоры, согласование сроков и т. д.) перепроверять с точки зрения их необходимости и опасности ответной реакции.

4. Отклоняйте дополнительно возникающие неотложные проблемы. На каждом предприятии, в каждом подразделении возникают разного рода неотложные обстоятельства или непредвиденные ситуации. Следует помнить, что отвлечение на так называемые срочные обстоятельства приводит на время к забвению запланированных важных дел. Стоит ли делать это — решайте в каждом конкретном случае в зависимости от обстоятельств.

5. Избегайте незапланированных импульсивных действий. Как правило, импульсивное отклонение от составленного плана снижает производительность. Так что, если во время работы вы захотели сделать что-то (например, позвонить по телефону), подумайте, стоит ли это делать.

6. Своевременно делайте паузы. Краткие перерывы в работе, безусловно, необходимы, их периодичность и продолжительность индивидуальны. Главное — делайте их регулярно.

7. Небольшие однородные задачи группируйте и выполняйте сериями. Расправляйтесь с рутинной работой и мелочами, объединяя однородные задачи в рабочие блоки. Шесть блоков по 10 минут на телефонные звонки, краткие совещания занимают, как это ни парадоксально, больше времени, чем один блок в 60 минут. Почему? Потому что вы шесть раз производите соответствующую подготовку к однородной деятельности. Так что группируйте однородные дела в блоки, но не делайте их слишком длинными (лучше 30—60 минут).

8. Рационально завершайте начатое. Избегайте скачков в работе и всегда старайтесь доводить начатое дело до конца. Отвлечение от основной работы поглощает время, поскольку при возвращении к ней вам приходится вновь повторять уже сделанное однажды.

9. Используйте временные промежутки. Не оставляйте незаполненными незапланированные промежутки времени (например, ожидание в приемной босса, бесполезное совещание, на котором приходится присутствовать). Когда они появляются, задавайте себе вопрос: «Как я могу использовать эти минуты с максимальной пользой?»

10. Выкраивайте спокойный час (время для себя). Хорошо зарекомендовало себя ежедневное резервирование одного спокойного, или закрытого, часа, в течение которого вам никто не сможет помешать. Это время ненарушаемой сконцентрированности. Занесите его в план, оно существенно повысит производительность вашего труда. Отгородите себя на это время от внешнего мира либо с помощью секретаря, либо просто закройте дверь, предварительно предупредив, что вас нет на месте. Используйте закрытый час для важных, но несрочных дел, носящих долговременный характер, или для тех задач, которые теряются в суете дня.

11. Контролируйте сроки и планы. Во время совещаний и при других видах деятельности, в соответствии с принципом Парето, зачастую 80% решений принимаются за 20% времени. Отслеживайте свое время и не жалейте его на перепроверку планов с точки зрения изменения приоритетов.

Правила завершения рабочего дня

1. Завершить несделанное. Все начатые небольшие дела (просмотр корреспонденции, диктовка писем и записок) старайтесь завершить в течение одного дня. Отсрочка в их выполнении может привести к дополнительным затратам труда, когда вам придется устранять «завал».

2. Контроль за результатами и самоконтроль. Без контроля и самоконтроля немыслима организация труда. О контроле мы более подробно поговорим в одной из следующих статей. А пока ограничусь тем, что скажу: сравнение намеченного с выполненным и анализ отклонений от планов — непременное условие нормальной работы.

3. План на следующий день. Лучше всего план на следующий день составлять накануне вечером. Само собой разумеется, что это не отменяет его обязательной перепроверки утром.

Список литературы

Для подготовки данной работы были использованы материалы с сайта http://www.elitarium.ru/

Другие материалы

  • Теория и методика обучения праву
  • ... использовать возможности межпредметных связей. Важным методом изучения теории права в юриспруденции является сравнительно-юридический метод. С его помощью можно сопоставлять различные нормы права, правовые системы страны и проч. В области методики обучения праву используется прием сравнения. Учитель ...

  • История государства и права России (полный курс)
  • ... ИГРА ТЕМА: Выборы в Учредительное собрание, его созыв и разгон. ЦЕЛЬ: Активизировать процесс изучения студентами одного из критических моментов в истории государства и права России XX в. ВРЕМЯ: 180 мин. УЧАСТНИКИ: 5 бригад студентов: "юристы" (3 чел.), "историки" (4 чел.). " ...

  • Капитуляция Японии и завершение войны на Тихом океане
  • ... воздуха и союзное командование получило возможность перебросить высвободившиеся соединения на острова Рюкю. 3 Вступление в войну СССР и капитуляция Японии. Финал войны на Тихом океане   3.1 Потсдамская декларация и атомная бомбардировка Хиросимы и Нагасаки После того, как Сталин ...

  • Юридические лица в гражданском праве России и Монголии: сравнительно-правовой анализ
  • ... корпоративного права. Обобщая анализ нормативных актов законодательства о компаниях следует отметить что, основу норм, регулирующих предпринимательскую деятельность составляют гражданско-правовые нормы, содержащие в различных актах законодательства о коммерческих юридических лицах Монголии и ...

  • Социально-экономическое развитие Советского Союза в середине 60-х – начале 80-х г.г.
  • ... достаточно велик. Но характерно было то, что показатели качественного развития каждой из отраслей в целом соответствовали тем задачам, которые ставились перед индустрией Директивами XXIII съезда КПСС. Некоторое улучшение социально-экономического положения, которое было достигнуто за счет мобилизации ...

  • Курс лекций по международному праву
  • ... . 1 Заявление представителя Госдепартамента //New York Times.- 1990.- March 12. 1 Броунли Я. Международное право.- М.,1977.- Кн.2.- С.379. 1 Курс международного права в 7-ми томах.- т.1.- М.,1989.- С. 170. Лекция № 6. ПРАВО ВНЕШНИХ СНОШЕНИЙ. 1. Основные понятия дипломатического и консульского ...

  • Взаимодействие учителя и воспитателя в организации познавательной деятельности младших школьников в режиме продленного дня
  • ... . Особая организационная форма работы младших школьников в режиме продленного дня - самоподготовка. В обычном школьном режиме урок как основная форма обучения дополняется домашней учебной работой, где и организуется собственно самостоятельная познавательная деятельность учащихся. Но все дело в том, ...

  • Организация и планирование продвижения товара и пути его совершенствования
  • ... новых компонентов системы товародвижения ООО "ИнавтомаркетТехно". 3. Совершенствование организации и планирования продвижения товара 3.1 Основные направления совершенствования продвижения товара Один из путей повышения эффективности маркетинговой деятельности ООО " ...

  • История отечественного государства и права (с 1917 г. по настоящее время)
  • ... ;     Правовая политика Советского государства в годы Великой Отечественной войны (1941-1945 гг.) 1. Гражданское право 2. Семейное право 3. Трудовое право 4. Колхозное право 5. Уголовное право 1. В области гражданского права следует отметить следующее. На территории, временно ...

  • Проектирование локальной сети для рабочих мест на базе сети Ethernet
  • ... 100 Base T или Fast Ethernet При проектировании ЛВС для рабочих мест офиса на базе протокола Ethernet будет использоваться тип кабельной системы 10 Base T, который является наиболее оптимальным для небольших предприятий. 1.2 Два типа сетей Все сети имеют некоторые общие компоненты, функции ...

  • Муниципальное право
  • ... "Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации" и его принятие ознаменовали новый этап в развитии муниципального права. Как отметил В.И. Васильев в своем фундаментальном труде о местном самоуправлении, процесс подготовки этого правового акта был весьма ...

  • Охрана труда по Российскому трудовому праву
  • ... в установленной сфере деятельности, органам исполнительной власти субъектов Российской Федерации в области охраны труда, органам профсоюзного контроля за соблюдением трудового законодательства и иных актов, содержащих нормы трудового права информации и документов, необходимых для осуществления ими ...

Каталог учебных материалов

Свежие работы в разделе

Наша кнопка

Разместить ссылку на наш сайт можно воспользовавшись следующим кодом:

Контакты

Если у вас возникли какие либо вопросы, обращайтесь на email администратора: admin@kazreferat.info