Поиск по сайту


Каталог учебных материалов

Свежие работы в разделе

Наша кнопка

Разместить ссылку на наш сайт можно воспользовавшись следующим кодом:


Контакты

Если у вас возникли какие либо вопросы, обращайтесь на email администратора: admin@kazreferat.info

Общие требования к оформлению документов

Узнать стоимость написания работы

ВВЕДЕНИЕ......................................................................................................... 4

1. ТРЕБОВАНИЯ К СТРУКТУРЕ ТЕКСТА ДОКУМЕНТА............................ 4

2. ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ТЕКСТА ДОКУМЕНТА..................... 8

3. ОФОРМЛЕНИЕ ТАБЛИЦ............................................................................ 10

4. ПРИМЕР ОФОРМЛЕНИЯ БЛАНКА ОБРАЗЦА ПРИКАЗА

ПО ОСНОВНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ........................................................... 11

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ................................................................................ 13


ВВЕДЕНИЕ

Управление предприятием неизбежно требует создания многих видов документов. Именно документы, т.е. зафиксированная на материальном носителе информация, имеет юридическую силу.

В данной работе мы коснемся вопроса требований, предъявляемых к тексту документа и оформлению в документе таблиц.

От того, как оформлен текст документа, зависит краткость, ясность и выразительность мысли в документе.

1. ТРЕБОВАНИЯ К СТРУКТУРЕ ТЕКСТА ДОКУМЕНТА

Заголовок к тексту включает краткое содержание документа. Заголовок согласуется с наименованием вида документа. Заголовок может отвечать на вопросы:

·     о чем (о ком), например: Приказ о создании аттестационной комиссии;

·     чего (кого), например: Должностная инструкция секретаря - референта.

К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок можно не составлять.

Текст документа составляют на русском или национальном языке в соответствии с законодательством РФ и субъектов РФ о государственных языках.

Тексты документов пишут только на русском языке при направлении их:

·     в федеральные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов РФ;

·     на предприятия, в организации и их объединения, не находящиеся в ведении данного субъекта РФ или расположенные на территории других субъектов РФ.

Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связанного текста или в виде соединения этих структур.

При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени ("имеете", "владеете" или "были", "находились" и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны согласовываться с наименованиями признаков.

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы, и на следующих страницах печатаются только номера этих граф.

Связанный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.

Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения; справки, докладные записки - оценку фактов, выводы).

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

В распорядительных документах (приказ, распоряжение и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, изложение текста должно идти от первого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу").

В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил").

В совместных распорядительных документах текст излагают от первого лица множественного числа ("приказываем", "решили").

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "постановили").

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций, их структурных подразделений (положение, инструкция), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (акт, справка), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ("отдел осуществляет функции", "в состав объединения входят", "комиссия установила").

В письмах используют следующие формы изложения:

·     от первого лица множественного числа ("просим направить", "направляем на рассмотрение");

·     от первого лица единственного числа ("считаю необходимым", прошу выделить");

·     от третьего лица единственного числа ("министерство не возражает", "ВНИИДАД считает возможным").

Согласование документа оформляется визой, включающей подпись и должность визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания.

Например:

Начальник юридического отдела

Личная подпись А.С. Орлов

25.01.2000

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

Замечания прилагаются

Начальник юридического отдела

Личная подпись А.С. Орлов

25.01.2000

Замечания излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу.

Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа. Для документа, подлинник которого отправляется из организации, визы проставляются в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа. Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования. Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения.

Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:

СОГЛАСОВАНО

Ректор Финансовой академии

при Правительстве Российской Федерации

Личная подпись А.Г. Грязнова

23.04.2000

Если согласование осуществляют письмом, протоколом и др., гриф согласования оформляют по следующей форме:

СОГЛАСОВАНО

Письмо Российской академии

медицинских наук

от 30.10.2000 N 451-805

или

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания

Правления страховой

компании "Планета"

от 21.06.2000 N 10

2. ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ТЕКСТА ДОКУМЕНТА

Текст документа печатается через 1,5 межстрочных интервала. Для документов формата А5 допускается печатание текста через один межстрочный интервал.

Первую строку каждого абзаца текста следует печатать, отступив на 5 знаков от границы левого поля.

Реквизиты (кроме текста), состоящие из нескольких строк, печатают через один межстрочный интервал. Составные части реквизитов «Адресат», «Гриф утверждения», «Отметка о наличии приложения», «Гриф о согласования» отделяют друг от друга 1,5-2 межстрочными интервалами, например:

СОГЛАСОВАНО

↕ 1,5 интервала

Директор предприятия

↕ 1 интервал

«Контакт»

↕ 2 интервала

А.Н. Иванов

Реквизиты документа отделяют друг от друга 2-3 межстрочными интервалами.

Расшифровку подписи в реквизите «Подпись» печатают на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией.

Если заголовок к тексту превышает 150 знаков (5 строк), его допускается продлевать до границы правого поля. Точку в конце заголовка не ставят.

При печатании документов используют 8 стандартных положений табулятора пишущей машинки:

от границы левого поля для печатания реквизитов

0.   «Заголовок к тексту», «Текст» (без абзацев), «Отметка о наличии приложения», «Фамилия исполнителя и номер его телефона», «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело», наименование должности в реквизитах «Подпись» и «Гриф согласования», заверительной надписи «Верно», а также слов «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «РЕШИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ», «ПРИКАЗЫВАЮ», «ПРЕДЛАГАЮ»;

1.   после 5 печатных знаков для начала абзацев в тексте;

2.   после 16 печатных знаков для составления таблиц и трафаретных текстов;

3.   после 24 печатных знаков для составления таблиц и трафаретных текстов;

4.   после 32 печатных знаков для реквизита «Адресат»;

5.   после 40 печатных знаков для реквизита «Гриф утверждения», «Гриф ограничения доступа к документу»;

6.   после 48 печатных знаков для расшифровки подписи в реквизите «Подпись»;

7.   после 56 печатных знаков для составления таблиц и трафаретных текстов, для простановки кодов по ОКПО и ОКУД, для печатания слова «Копия» при снятии копий с документов об образовании, со свидетельств о браке и с других личных документов граждан.

При наличии нескольких грифов утверждения и согласования их располагают на одном уровне вертикальными рядами, начиная от нулевого и пятого положения табулятора.

При наличии в тексте примечаний или выделенной в самостоятельный абзац ссылки на документ, послуживший основанием к его изданию, слова «Примечание» и «Основание» печатают от нулевого положения табулятора, а относящийся к ним текст через один межстрочный интервал.

В документах, оформленных на двух и более листах, нумеруются второй и последующие листы. Номера страниц проставляются посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова «страница» (стр.) на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа.

3. ОФОРМЛЕНИЕ ТАБЛИЦ

Форма таблицы применяется при изложении цифровой или словесной информации о нескольких объектах по ряду признаков. Табличные тексты применяются в плановых документах, отчетно-статистических, финансовых, бухгалтерских, организационно-распорядительных и др. Таблицы имеют два уровня членения текста: вертикальный - граф и горизонтальный - строки. Графы таблиц должны быть пронумерованы, если таблица печатается более чем на одной странице: на последующих страницах печатаются номера граф. Заголовки и подзаголовки граф и строк таблицы должны быть выражены именем существительным в именительном падеже единственного числа. В заголовках и подзаголовках строк и граф таблицы употребляются только общепринятые сокращения и условные обозначения (по ГОСТ 1.5-85). В таблицах и анкетах, предназначенных для обработки средствами вычислительной техники, объекты, признаки и их показатели при необходимости кодируются с ОКТЭИ.

При большом количестве граф таблицы допустимо повторение заголовков граф.

4. ПРИМЕР ОФОРМЛЕНИЯ БЛАНКА ОБРАЗЦА ПРИКАЗА ПО ОСНОВНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ

ТОО "Маяк"

ПРИКАЗ

08.01.02 №2

Москва

О введении Инструкции по делопроизводству

В целях совершенствования работы с документами на предприятии и обеспечения их сохранности

ПРИКАЗЫВАЮ:

1. Утвердить Инструкцию по ведению делопроизводства в аппарате ТОО.

2. Ввести в действие Инструкцию по делопроизводству с 01.02.02.

3. Всем структурным подразделениям и сотрудникам ТОО с 01.02.02 руководствоваться правилами работы с документами, закрепленными в Инструкции по делопроизводству.

4. Секретарю-референту Ивановой А.И. совместно с заведующим копировально-множительной службой Петровым Г.О. обеспечить тиражирование Инструкции по делопроизводству и её передачу в структурные подразделения до 01.02.02.

5. Контроль за выполнением настоящего приказа возложить на заместителя директора предприятия Егорова П.А.

Директор предприятия Личная С.Т. Борисов

подпись

Визы

В дело 01-08

Подпись 10.01.02.


СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

1.   Андреева В.И. Делопроизводство. М.: АО Бизнес-школа «Интел-Синтез», 1995.

2.   Богатеев Р.Х. Основы делопроизводства. М.: Технолюкс, 1999

3.   Кузнецова Т.В. Документы и делопроизводство: Справочное пособие М.: Дело ЛТД. 2001.

4.   Овчинникова Н.В. Правила составления и оформления служебных документов. М.: Дело ЛТД. 2001

Другие материалы

  • Первичные учётные документы
  • ... . Теперь рассмотрим основы документооборота в организациях. Для этого нужно дать ему определение. Итак, документооборот - это движение первичных учётных документов в бухгалтерском учёте, их создание или получение от других организации, принятие к учёту, обработка, передача в архив. Для точного и ...

  • Учет и документальное оформление лекарственных средств в бюджетных организациях здравоохранения
  • ... распространяется на отходы, образовавшиеся в результате уничтожения лекарственных средств, изделий медицинского назначения и медицинской техники. Источники поступления лекарственных средств В бюджетных организациях здравоохранения лекарственные средства могут быть приобретены в соответствии с ...

  • Реферат по делопроизводству с вопросами: Подготовка документов к архивному хранению, Правила оформления реквизитов №№16, 19, 20, 22, Контракты (договоры)
  • ... за делопроизводство подпись Инициалы, фамилия Дата Итоговые сведения переданы в службу Документационного обеспечения управления министерства, ведомства. Должность передавшего сведения подпись Инициалы, фамилия Дата Правила оформления реквизитов ...

  • Использование документов Архивного фонда РФ в информационных целях
  • ... ), перечень которых устанавливается Правительством Российской Федерации. Сроки и условия депозитарного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации и использования указанных документов устанавливаются в договорах, заключаемых федеральными органами исполнительной власти или организациями ...

  • Электронный документ
  • ... понимается состояние определенных точек пространства (листа бумаги) в данный момент времени, так как АнД неотделим от носителя. Электронный документ отделим от носителя, существует в двух формах: пассивной - хранение; и активной - передача и обработка, в том числе, визуализация при необходимости ...

  • Таможенное оформление и контроль товаров и транспортных средств
  • ... экономических интересов Российской Федерации; - проведение в пределах своей компетенции основного таможенного оформления и таможенного контроля товаров и транспортных средств, перемещаемых через таможенную границу Российской Федерации; - выявление и принятие мер в пределах своей компетенции по ...

  • Документы по кадровому обеспечению
  • ... работника. Заявление пишется от руки, адресуется руководителю организации (или его заместителю по кадровой работе), в тексте излагаются просьба работника об увольнении, причина и срок увольнения. В документе обязательно должна содержаться и дата подачи заявления. Инспектор отдела кадров на основании ...

  • Организация, оформление и учет потребительского кредитования в кредитных организациях
  • ... nbsp;        Кредитный договор. 6)         Вид кредита «валютный». 3. Учет потребительского кредитования в кредитных организациях. 7.1 Учет банком-кредитором сумм, предоставленных кредитов, в рублях А. Счет заемщика ...

  • Документальное оформление и учет денежных средств в кассе
  • ... приходных и расходных кассовых ордеров. 6. Пути совершенствования учета денежных средств в кассе ООО «Луч» Мы проанализировали документы, отражающие операции с денежными средствами по кассе ООО «Луч». Не смотря на документально утвержденные правила ведения кассовых операций на предприятии, ...

  • Особенности работы с распорядительными документами
  • ... распорядительного документа его перепечаткой и оформлением, соответствующим действующим правилам. Руководитель, дающий задание на подготовку приказа, определяет состав учреждений, структурных подразделений или должностных лиц, с которыми необходимо согласование документа. В инструкциях по работе с ...

  • Оформление дел в деловодстве
  • ... по описи и по согласованию с архивом организации, номер описи и фонда. Надписи на обложках дел следует производить четко, светостойкими чернилами или тушью. По вопросам, связанным с оформлением дел. подлежащих передаче на государственное хранение, необходимо консультироваться с архивом организации ...

  • Оформление документов и деловых писем
  • ... ; - эффективностью обеспечения руководства предприятия документированной информацией. Основными принципами организации работы с документами являются: - единый порядок составления (оформления) документов и работы с ними; - четкое разделение функций и обязанностей между работниками предприятия, ...

  • Первичные документы по учету материалов
  • ... - производственных запасов может быть: ·     номенклатурный номер, ·     партия, ·     однородная группа и т.п.. 2.3 Первичные документы по учету материалов Учет производственных запасов осуществляется на основании следующих ...

Rambler's Top100 Рейтинг@Mail.ru
Рефераты и материалы размещенные на сайте принадлежат их законным правообладателям. При использовании материалов сайта, ссылка на KazReferatInfo обязательна!
Казахстанские рефераты
Copyright © 2007-2016г. KazReferatInfo