Поиск по сайту


Каталог учебных материалов

Свежие работы в разделе

Наша кнопка

Разместить ссылку на наш сайт можно воспользовавшись следующим кодом:


Контакты

Если у вас возникли какие либо вопросы, обращайтесь на email администратора: admin@kazreferat.info

Как оформляют документы

Узнать стоимость написания работы

Каждому человеку в своей жизни приходится оформлять те или иные документы. Сейчас это все чаще и чаще делают с помощью компьютера. Но, независимо от того, пишется ли документ от руки, печатается ли на пишущей машинке или с помощью ПК, его оформление подчиняется определенным правилам.

Единые требования и правила оформления документов устанавливаются государственными нормативными актами7. Они обеспечивают:

юридическую силу документов;

их оперативное составление и использование;

быстрый поиск;

возможность автоматизации работы.

Документы печатаются, чаще всего, на листах формата А4 и должны иметь поля:

левое -- не менее 20 мм (обычно, 35 мм) -- для подшивки;

верхнее -- не менее 20 мм;

правое -- не менее 10 мм;

нижнее -- не менее 10 мм.

Любой документ состоит из набора составляющих его элементов (названия, текста, подписи и т. п.), которые называются реквизитами8. Расположение реквизитов на листе и их набор для каждого конкретного документа определяется стандартом. Мы рассмотрим несколько наиболее часто встречающихся видов документов.

На рисунке показано расположение реквизитов, использующихся в этих документах.

Адресат

НАЗВАНИЕ ДОКУМЕНТА

Дата Номер

Заголовок к тексту

Текст документа

Подпись

В адресе должны быть указаны должность, фамилия и инициалы получателя документа (в некоторых документах по традиции -- и автора), например:

Директору школы №9999

Петрову В.В.

от ученика 8 класса "А"

Иванова Ивана

Реквизит "название документа" проставляется на всех документах, кроме писем. Он печатается заглавными буквами (раньше -- по центру строки, теперь он, как и другие реквизиты печатаются с выравниванием по левому краю).

Дата -- один из основных реквизитов документа, обеспечивающих его юридическую силу. Чаще используется числовая запись даты, но допустима и полная.

Заголовок кратко описывает содержание документа. Он должен быть грамматически согласован с названием, отвечая на вопрос "о чем?" или "чего?". Например, "АКТ инвентаризации".

После заголовочной части документа ("шапки") следует основной текст. Для него при наборе на компьютере используется "полное" выравнивание, абзацный отступ устанавливается примерно 5-8 мм.

Заканчивает документ обязательный реквизит -- подпись. В ее состав входят: полное наименование должности; личная подпись и расшифровка (инициалы и фамилия). Документы коллегиального органа (собрания, совета, конференции и т. п.) подписываются его председателем и секретарем. На определенных видах документов подпись заверяется печатью, которая проставляется таким образом, чтобы захватить часть наименования должности и часть личной подписи.

Рассмотрим теперь конкретные виды документов.

Заявление -- документ, содержащий просьбу или предложение, адресованный должностному лицу или организации. Этот документ должен содержать: адрес, название документа, дату, текст и подпись.

При поступлении в учебное заведение или устройстве на работу может понадобиться автобиография. Она включает: название, дату, текст (краткие сведения о себе в хронологическом порядке) и подпись. В ряд фирм желающие получить там работу должны предоставлять документ, похожий на автобиографию -- резюме. Оно также содержит сведения биографического характера (в первую очередь, образование, опыт работы, навыки, имеющие отношение к профессии), а кроме того, персональные данные: фамилию, имя, отчество, специальность, адрес и телефон, дату и место рождения, гражданство, семейное положение (эти сведения указываются в начале текста).

В случае получения, например в долг, денег или ценностей, человек пишет специальный документ, подтверждающий это -- расписку. В ней должны быть: название, дата, текст и подпись. В тексте необходимо указать паспортные данные получившего ценности, а также перечислить полученное, обычно, с указанием стоимости.

Все эти документы являются личными. Кроме них приходится иметь дело с различными видами служебных документов. Наиболее часто возникает необходимость составления докладных и объяснительных записок, а также протоколов различных заседаний.

Докладная и объяснительная записка по набору реквизитов похожи на заявление, отличаются же только назначением. Докладная составляется при необходимости поставить руководителя в известность о тех или иных событиях, а также может включать предложения в связи с ними. Объяснительная же пишется человеком, причастным к какому-либо происшествию, и содержит описание его действий и объяснение причин, по которым эти действия совершены.

Последний документ, который мы рассмотрим, -- протокол. Он фиксирует ход собрания, совещания, заседания и включает следующие реквизиты: название документа, дату, номер, заголовок (название органа), текст, подписи председателя и секретаря. Текст протокола состоит из вводной и основной частей. В первой указываются председатель и секретарь, а также присутствующие (если более 10 человек, то только общее количество), затем -- повестка дня.

В основной части -- либо краткое изложение выступлений и принятые решения по каждому вопросу, либо только принятые решения.

Поскольку любой документ строится по некоторой стандартной схеме, при оформлении их с помощью компьютера рационально использовать шаблоны. Заранее для каждого вида документов готовится бланк, содержащий постоянные реквизиты (название и т. п.) и места для вписывания изменяющейся информации. Созданный бланк сохраняется на диске как шаблон. Затем, когда возникнет необходимость, достаточно будет загрузить его, заполнить пропуски и распечатать готовый документ. Не понадобится даже вписывать вручную дату -- современные текстовые процессоры делают это автоматически, используя показания календаря компьютера.

Примечания

В настоящее время действует ГОСТ Р 6.30-97. "Унифицированные системы документации. Унифицированная система ОРД. Требования к оформлению документов"

От лат. Requisitum -- необходимое

Список литературы

Для подготовки данной работы были использованы материалы с сайта http://macedu.narod.ru

Другие материалы

  • Правила оформления документов
  • ... его утверждения. Утверждение имеет два варианта оформления: - утверждение документа руководителем; - издание распорядительного документа. Гриф утверждения (17). Реквизит проставляется в правом верхнем углу первого листа документа от пятого положения табулятора. В соответствии со способом ...

  • Распорядительные документы
  • ... государственной регистрации, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 13 августа 1997г, № 1009. Основанием для издания распорядительного документа может быть: необходимость исполнения принятых законодательных, нормативных правовых актов и иных решений вышестоящих органов ...

  • Общие требования к оформлению документов
  • ... Протокол заседания Правления страховой компании "Планета" от 21.06.2000 N 10 2. ТРЕБОВАНИЯ К ОФОРМЛЕНИЮ ТЕКСТА ДОКУМЕНТА Текст документа печатается через 1,5 межстрочных интервала. Для документов формата А5 допускается печатание текста через один межстрочный интервал. Первую ...

  • Разработка документов по связи мсд
  • ... доставка документов и почтовых отправлений КП 2А к КП 5 мсд осуществляется автотранспортом. Старший офицер отдела связи 2А __________________________________ (звание, подпись, фамилия) Приложение №4 Выписка из таблицы распределения каналов сети РРТПС 2А Для обеспечения связи с 5 мсд ...

  • Оформление бухгалтерских документов
  • ... порядок хранения первичных документов и учетных регистров установлен Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете. Другие инструктивные документы могут уточнять отдельные положения данного документа. Текущее хранение бухгалтерских документов (за отчетный год) осуществляют ...

  • Документы по кадровому обеспечению
  • ... работника. Заявление пишется от руки, адресуется руководителю организации (или его заместителю по кадровой работе), в тексте излагаются просьба работника об увольнении, причина и срок увольнения. В документе обязательно должна содержаться и дата подачи заявления. Инспектор отдела кадров на основании ...

  • Первичные учётные документы
  • ... . Теперь рассмотрим основы документооборота в организациях. Для этого нужно дать ему определение. Итак, документооборот - это движение первичных учётных документов в бухгалтерском учёте, их создание или получение от других организации, принятие к учёту, обработка, передача в архив. Для точного и ...

  • Документы делового общения
  • ... графику. Музейный смотритель (личная подпись) Н.П. Ковалёва Московский Экономико-Финансовый ИнститутКурсовая работа по предмету «Деловое общение»Документы делового общения Выполнил студент группы: 7МТ-331-ВЧ-С Воротников В. В. Проверила: Труфанова И. В.Москва 2004Содержание ЗАО "Статус& ...

  • Унификация и стандартизация управленческих документов
  • ... В табличной форме в УСД по ОРД представлены: штатное расписание, график отпусков, кадровые приказы. Эффект от унификации и стандартизации управленческих документов бывает косвенным ( повышение качества управления, эффективности использования оргтехники, ускорении оборачиваемости финансовых средств ...

  • Правила составления и оформления документов
  • ... выдавать ему соответствующий дубликат (с пометкой «дубликат»), имеющий одинаковую юридическую силу с подлинником. 2. Основные правила составления текста документов. Документ состоит из отдельных информационных элементов, которые называются реквизитами (подпись, печать, название вида ...

  • Правила составления и оформления документов по личному составу
  • ... любого сотрудника. Перед уходом секретарь должен убрать все документы, закрыть на ключ сейф и шкафы и привести в порядок свое рабочее место. Раздел II. Основная часть: Правила составления и оформления документов по личному составу. В небольших фирмах на секретаря часто возлагается ведение кадровой ...

  • Основные требования к оформлению управленческих (организационно-распорядительных) документов
  • ... ему соответствующий дубликат (с пометкой «дубликат.»), имеющий одинаковую юридическую силу с подлинником. 4. Правила оформления управленческих (организационно-распорядительных) документов [2]. Документы состоят из отдельных элементов, которые принято называть реквизитами (от латинского reguisitum ...

  • Оформление управленческих документов
  • ... », 1994, 85 с. 18. РахманинЛ.В. Стилистика деловой речи и редактирование слу­жебных документов. — М.: Высшая школа, 1988, 239 с. 19. СанкинаЛ.В., ВяловаЛ.М., Шатина Н.В. Современные правила оформления управленческих документов. — М.: УИЦ при Госу­дарственной налоговой инспекции по г. Москве, 1998, ...

Rambler's Top100 Рейтинг@Mail.ru
Рефераты и материалы размещенные на сайте принадлежат их законным правообладателям. При использовании материалов сайта, ссылка на KazReferatInfo обязательна!
Казахстанские рефераты
Copyright © 2007-2016г. KazReferatInfo