Должностные обязанности секретаря – машинистки

Заказать работу

Должностная инструкция – главный организационно –правовой документ, регламентирующий деятельность секретаря.

Должностная инструкция – документ длительного пользования и применяется до замены новой должностной инструкции. Поэтому к её составлению следует отнестись с большой ответственностью. Что в должностной инструкции записано, то и спросится. Какие права в ней даны, те Вы и имеете.

Секретарь должен знать:

постановления, распоряжения, приказы и др. руководящие нормативные документы вышестоящих и др. органов, касающиеся организации делопроизводства;

государственную систему документационного обеспечения управления;

стандарты Унифицированной системы организационно-распорядительной документации;

структуру организации;

организацию делопроизводства в организации;

схемы документооборота;

порядок составления номенклатуры дел, описей дел постоянного и временного хранения, установленной отчетности;

сроки и порядок сдачи дел в архив;

системы организации контроля за исполнением документов;

оргтехнику и др. средства механизации управленческого труда;

основные экономики, организации производства, труда и управления;

законодательства о труде и охране труда РФ;

правила внутреннего трудового распорядка;

правила и нормы охраны труда, техники безопасности производственной санитарии, противопожарной защиты.

Квалификационные характеристики секретаря, секретаря-машинистки и секретаря-стенографистки фактически аналогичны с добавлением машинописного оформления документов у секретаря-машинистки и стенографирования у секретаря-стенографистки. Поэтому достаточно воспользоваться одной из этих квалификационных характеристик. Например, должностные обязанности секретаря-машинистки даны так:

выполняет функции по обеспечению обслуживания работы руководителя организации или её подразделений;

получает для руководителя сведения от работников подразделений, вызывает их по его поручению; организует телефонные переговоры руководителя;

принимает и передает телефонограммы, записывает в отсутствие руководителя принятые сообщения и доводит их до его сведения;

следит за обеспечением руководителя канцелярскими принадлежностями, средствами организационной техники, создает условия, способствующие эффективной работе руководителя;

передает и принимает информацию по приемно-переговорным устройствам;

печатает по указанию руководителя различные материалы;

ведет делопроизводство, принимает поступающую на имя руководителя корреспонденцию, осуществляет её систематизацию в соответствии с принятым в организации порядком и передает после её рассмотрения руководителям подразделения или конкретным исполнителям для использования в процессе их работы, либо подготовки ответа, следит за сроками выполнения поручений руководителя, взятых на контроль;

принимает документы на подпись руководителю;

организует прием посетителей, содействует оперативности и выполнению просьб и предложений работников;

формирует дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, обеспечивает их сохранность в установленные сроки и сдает в архив.

Должен знать:

постановления, распоряжения, приказы и др. руководящие нормативные документы вышестоящих и др. органов, касающиеся организации делопроизводства;

руководящий состав организации и её подразделений;

машинопись, правила орфографии и пунктуации, порядок расположения материала при печати различных документов;

правила печатания деловых писем и использования типовых форм;

правила эксплуатации организационной техники;

стандарты, унифицированные системы организационно-распорядительной документации;

основы организации труда;

законодательство о труде и охрана труда РФ;

правила внутреннего трудового распорядка;

правила и нормы охраны труда, техники безопасности, производственной санитарии и противопожарной защиты.

Список литературы

Для подготовки данной работы были использованы материалы с сайта http://referat.ru

Другие материалы

  • Права и обязанности государственных служащих
  • ... 9 и 10) установил только основы правового статуса государственных служащих, а права и обязанности государственных органов как субъектов служебно-трудовых отношений в нем не закреплены. Однако из содержания прав и обязанностей государственного служащего вытекает, что обеспечивать осуществление этих ...

  • Организация работы секретаря
  • ... ;Должно" реально достижимо. 3. Компромисс для сближения "Должно" и "Есть". 1.1. Рациональная организация работы секретаря Порядок расположения документов: 1. Входящая корреспонденция: материалы, которые поступают в секритариат. 2. Текущая обработка: материалы, которые ...

  • Специфика работы секретаря
  • ... , охватившим практически весь мир. Именно через компь­ютерные сети происходит большинство хищений информации. Если ваш компьютер подключен к такой сети и работает только в вашем присутствии, вы всегда сможете предотвратить попытку полу­чить информацию из вашего компьютера. При автоматическом режиме ...

  • Должностные преступления
  • ... 165,172 УК), что исключает все иные формы и виды вины, в том числе косвенный умысел. Особенностью Субъективной стороны видов должностных преступлений, состав которых сконструирован в законе как материальный, является наличие по мнению большинства авторов - двойной или смешанной формой вины. ...

  • Роль и обязанности рекламного агента
  • ... при ошибке в номере телефона будет страдать не только заказчик, но и абонент, номер телефона которого ошибочно указан в рекламном объявлении. Исключить ошибки в объявлении — профессиональная обязанность рекламного агента. Поэтому необходимо относится с подозрением и недоверием к каждой букве и цифре ...

  • Технология ведения секретарской деятельности, методы и способы ее рационализации и автоматизации
  • ... повышение квалификации секретаря, совершенствование условий труда (техническое оснащение рабочего стола, автоматизации ДОУ), и т.п. ГЛАВА 3. НАПРАВЛЕНИЯ СОВЕРШЕНСТВОВАНИЯ СЕКРЕТАРСКОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ В ПИК «ИДЕЛ-ПРЕСС» 3.1 Повышение квалификации секретаря Одно из перспективных направлений ...

  • Ведение делопроизводства в филиале Павловомежрайгаз
  • ... встречаться с разными людьми. Приятно осознавать, что ты помогаешь людям, полезна им. 2. ФОРМА ОРГАНИЗАЦИИ РАБОТЫ С ДОКУМЕНТАМИ В ФИЛИАЛЕ ПАВЛОВОМЕЖРАЙГАЗ В практике работы российских предприятий и учреждений сложились три основные формы организации работы с документами: централизованная, ...

  • Служба документационного обеспечения управления
  • ... обслуживания. Она должна определяться в зависимости от объёма документооборота на основе типовых норм времени на документационные работы. 5) Рациональная организация рабочих мест и обеспечение благоприятных условий труда. Для этого могут быть использованы методические рекомендации по ...

  • Экономика и менеджмент средств массовой информации (курс лекций)
  • ... деятельности. Ни один Вуз огромной страны не готовил управленцев средствами массовой информации даже в рамках социалистической экономики. Кризис российских СМИ специалисты считают, прежде всего, исторически обусловленный кризис менеджмента СМИ, кризис "наркобюджетов", подкачиваемых за счет ...

  • Основы делопроизводства в органах внутренних дел
  • ... nbsp;     - герб субъекта Российской Федерации; 03         - эмблема органов внутренних дел РФ или внутренних войск МВД РФ; 04         - код организации по классификатору предприятий и организаций; 05   ...

  • Анализ состояния делопроизводства и поиск путей его совершенствования
  • ... по отделам хозяйства. Председатель хозяйства несет полную ответственность за общее состояние делопроизводства в нем. Ответственность за организацию деятельности отдельных участков делопроизводства в хозяйстве возложена на секретаря-машинистку и ответственных исполнителей. В УО СПК «Путришки» ...

  • Властно-админастративная социальная стратификация
  • ... своих представлений о целесообразности. Не только в СССР, но и в других странах статистика существенно искажает образ системы социальной стратификации, особенно в ее властном срезе. В данном параграфе я прибегаю к официальной статистике за неимением иных серьезных цифровых материалов. Однако ...

  • Оформление управленческих документов
  • ... », 1994, 85 с. 18. РахманинЛ.В. Стилистика деловой речи и редактирование слу­жебных документов. — М.: Высшая школа, 1988, 239 с. 19. СанкинаЛ.В., ВяловаЛ.М., Шатина Н.В. Современные правила оформления управленческих документов. — М.: УИЦ при Госу­дарственной налоговой инспекции по г. Москве, 1998, ...

Каталог учебных материалов

Свежие работы в разделе

Наша кнопка

Разместить ссылку на наш сайт можно воспользовавшись следующим кодом:

Контакты

Если у вас возникли какие либо вопросы, обращайтесь на email администратора: admin@kazreferat.info