Деловой ликбез

Узнать стоимость написания работы

Опыт ежедневного общения с верхами бизнеса показывает, что руководители плохо пишут и представляют информацию; мало кто умеет хорошо слушать собеседника или читать. Зачастую обнаруживается только эгоистичное желание показать свою деловитость и толковость.

Ричард Кох (Richard Koch), преподаватель экономики управления и стратегии бизнеса Школы бизнеса при Бирмингемском университете.

Хотя мы изучали правила дисконтирования потоков наличности, теорию опционов, стратегический анализ и иерархию потребностей Маслоу, никто не учил нас читать или писать, говорить или слушать. Предполагается, что толковые мастера курса административного управления (МВА) и менеджеры (ведь это так просто) должны обладать этими навыками: было бы унизительно вернуться в школу, чтобы еще раз учиться писать. Но, тем не менее, огромный опыт ежедневного общения с верхами бизнеса показывает, что руководители слишком плохо пишут и представляют информацию, и мало кто из них умеет хорошо слушать собеседника или читать. Это удивляет, если учесть, что руководство только тем и занимается в течение всего дня, что читает или пишет, говорит или слушает.

Искусство чтения

Лишь немногие менеджеры могут во время совещания «переварить» отчет на 100 страницах и затем принять участие в его обсуждении. Иногда это действительно умные менеджеры. Но зачастую обнаруживается только эгоистичное желание показать, какие мы деловые и толковые. Хотя большинство из нас так читать не умеют.

Настоящие проблемы возникают, когда кто-то из нашей группы приносит нам на рассмотрение проект документа. Мы можем думать, что оцениваем проект и его автора. Остальные убеждены, что это члены группы оценивают нашу способность улучшить полученный документ. Неожиданно наше умение читать подвергается проверке. Но проблема не в том, чтобы читать и понимать (если только вы не иностранец, пытающийся освоить японский язык). Она в другом — необходимо уметь правильно думать.

Читая документ, легко попасть под власть его внутренней логики. Ошибки легко распознать, но, безусловно, труднее всего увидеть то, чего там нет: логику. У самого опытного рецензента, с которым мне когда-либо приходилось работать, был один секрет. Прежде чем приступить к чтению важного документа, он тратил две-три минуты на то, чтобы набросать на листе бумаги три пункта:

вопросы, которые должны рассматриваться в документе, и их структура;

свое мнение по этому вопросу;

наиболее важные вопросы, требующие решения.

В результате он всегда мог сразу же выделить ключевые пункты и потрясающе оценивал проекты документов. Он был великим мастером. Активно читал, ориентируясь на свои предположения, а не реагируя пассивно на представленный документ. Думал сам, а не надеялся воспользоваться тем, что пытался внушить ему автор. Всегда добивался более конструктивного и критического результата, чем обычный читатель, пассивно реагирующий на документ.

Умение писать

В «древние» времена, до появления компьютеров, компании ввели правило: все служебные записки должны были излагаться на одной странице. Это неизбежно привело к появлению записок с полным использованием страницы, часто без полей и отступов сверху и снизу. Некоторые из таких записок становились произведениями искусства: горы специальной корректирующей ленты уходили на запечатывание и перепечатывание текста. Тем не менее культ служебной записки на одной странице процветал.

Менеджеры нового поколения быстро поняли, что для составления записки на одной странице требовалось не умение хорошо писать, а умение думать. Необходимость писать кратко вынуждает автора сконцентрироваться на наиболее важном, а не на том, что хотелось бы сказать. Писать коротко намного сложнее, чем писать длинно.

С появлением персональных компьютеров и копировальных машин стало легко писать длинно. В этом случае современные технологии стали врагом эффективности. Писать меньше лучше, чем писать много. И конечно же, само собой подразумевается, что менеджеры должны писать хорошо, поэтому нас никогда не учили писать эффективно, если только мы не работаем в Procter & Gamble. Результатом использования слишком большого числа технологий и недостатка навыков письма стало появление длинных и напыщенных служебных записок, доводящих читателя до бессознательного оцепенения от скуки и разочарования.

Лучший редактор, с которым я когда-либо сотрудничал, руководствовался пятью основными правилами. С тех пор и я стараюсь им следовать. Большинство из написанных или прочитанных мною документов не прошли испытания на этот тест. Но если вам это удастся, то продемонстрирует ваше умение не только хорошо писать, но и правильно думать. Вот эти правила.

Писать для читателя. И не то, что хочется вам, а то, что необходимо читателю. Если первые две строки не привлекут внимания читающего, ваша служебная записка, вероятнее всего, окажется в файле № 1 — в мусорной корзине. Стремление писать для читателя заставляет автора писать меньше, а не больше.

Писать короче. Меньше лучше, чем больше. Короткие слова лучше длинных и жаргонных. Короткие предложения, как и в судебном вердикте, легче читать, чем длинные. Краткое сообщение заставляет читающего сконцентрироваться на том, что действительно важно, а не на том, что имеется.

Излагать в виде рассказа. В служебной записке должны логично сочетаться четкое повествование, ясная и последовательно проводимая тема и всего лишь одно сообщение. При условии, что руководитель среднего звена ежедневно получает десятки, а иногда и сотни звонков, электронных сообщений, документов, в каждом сообщении должна содержаться только одна мысль. В потоке информации, ложащейся на стол руководителя среднего звена, сообщения, перегруженные информацией, запомнить невозможно.

Писать, пользуясь активным стилем. Читать тексты, где много пассивного залога и обезличенных предложений, скучно, к тому же это свидетельствует о бюрократическом стиле изложения. Каждое предложение должно быть положительным, а не отрицательным, и тогда письмо станет энергетически более насыщенным.

Подтверждать свои суждения фактами. Особенно следует избегать «властных» слов. Хотя такие, как «срочно», «стратегически важно» и «важно», вроде бы должны сделать служебную записку более весомой. Конечно, они могут обмануть невнимательного читателя. Но для внимательного они как красная тряпка для быка, так как провоцируют задать вопрос, почему это срочно, стратегически важно и просто важно, и на подсознательном уровне вызывают желание не согласиться с этим мнением. А раз читатель начал спорить и не соглашаться с одним пунктом, он не согласится и со всем остальным. Если что-то действительно срочно, стратегически важно и просто важно, это должно быть ясно из контекста и без помощи риторических слов.

Список литературы

Для подготовки данной работы были использованы материалы с сайта http://www.elitarium.ru

Другие материалы

  • Имидж делового человека
  • ... . Ношение украшений – это показатель не материальных возможностей женщины, а ее культуры и изысканности вкуса. Специалисты по имиджу деловой женщины считают, что корректным украшением считается обручальное кольцо. Деловая женщина должна иметь сумочку из хорошей кожи. Приличия требуют, чтобы она ...

  • Характеристика аналитических жанров журналистики
  • ... . Высказывает собственное мнение. Использует вопросы: уточн, открытые. Интервью-диалог. 13. Общая характеристика аналитических жанров журналистики. Современное состояние аналитических жанров в отечественных СМИ СМИ не только передают новости, но и ориентируются на анализ, исследование, ...

  • Права потребителей в торговле
  • ... числе расходов по привлечению к участию в деле экспертов.ЗАКЛЮЧЕНИЕ. В своей работе, я попыталась более подробно осветить вопрос защиты прав потребителей в торговле. Я выяснила, что данная проблема регулируется большим количеством нормативных актов, однако решающее, главенствующее положение среди ...

  • Разработка рекламной программы для страховой компании
  • ... 3. Разработка рекламной ПРОГРАММЫ ОАО «РЕСО-ГАРАНТИЯ» 3.1. Цели рекламной программы Для начала фирма должна четко представлять цель рекламы, то есть, зачем будет проведена рекламная кампания. Целью данной рекламной компании является формирование имени, престижа Красноярского филиала страховой ...

  • Психология деятельности и методика преподавания экономики
  • ... эффективность производства. Цель- дать основные понятия экономики в доступной младшим школьникам форме, заинтересовать ученика самостоятельно исследовать данные вопросы. 2.6 класс (2 полугодия - 1 урок в неделю): курс "Психология общения" - начальный курс общепсихологической подготовки. ...

  • Курсовой проект Психология деятельности и методика преподавания экономики (Курс Стратегическое управление)
  • ... поставленных задач; организовать и активизировать деятельность по реализации принятых стратегий. Соответственно определению построена и общая структура курса, которая дает представление о концепции стратегического управления, среде применения и используемых методиках. Для более конкретного понимания ...

  • Политэкономия в системе экономических наук
  • ... также социологией, психологией, историей, без учета которых полученные экономической теорией выводы могут оказаться ошибочными. Взаимосвязь политэкономии с другими экономическими науками можно представить в виде схемы: В экономической науке можно выделить два направления зависимости от области ...

  • Организация работы по подготовке школьного актива органами ВЛКСМ в 60-80-хх годах ХХ века
  • ... к учебе, труду, отдыху, организации досуга молодежи. При поддержке партии комсомол преодолевал бюрократические барьеры, бездушие, формализм государственных ведомств. Глава 2. Воспитание школьного комсомольского актива органами ВЛКСМ в 60-80-е годы ХХ века   2.1 Основные направления ...

  • История казахстанского кинематографа
  • ... образах в казахстанской кинематографии, начиная с 60-х гг. ХХ века мы подробнее остановимся во второй главе нашей работы, но сначала необходимо изучить процесс становления казахского кино, его первые шаги, успехи и неудачи. Этой проблеме мы посвятили нижеследующий параграф. II.2 История создания ...

  • Тема деревни в произведениях Пелагея Ф.А. Абрамова и Знак беды В.В. Быкова
  • ... не пропитаться ею. Приблизительно то же самое происходит в произведении Быкова “Знак беды”. Здесь показаны все трудности деревенской жизни во время коллективизации и войн. Это произведение более драматическое, и в нем больше уделено внимания жизни деревни чем в “Пелагее”. ...

  • Анализ проблем вступления России в ВТО
  • ... предприятий просто встанут и более 30 млн человек окажутся без работы»[9]. Такие данные нельзя не брать в расчёт. И всё же переговоры о вступлении России в ВТО продолжаются. Теперь уже не ставится вопрос о необходимости присоединения к данной организации. Главный вопрос в настоящее время – это как ...

  • Особенности общения в Интернете
  • ... строят интерактивную виртуальную жизнь), и клубы (которые похожи на смесь конференции и чата) и др. 2. ОСОБЕННОСТИ ОБЩЕНИЯ В СЕТИ ИНТЕРНЕТ   2.1. Психологические особенности Интернет - общения Все формы Интернет - общения, в связи с его опосредованностью компьютером, обладают некоторыми ...

  • Творчество и любовь как фундаментальные аспекты экологии человеческого духа
  • ... завершится наша заочная дискуссия с оппонентами,основываясь на результатах которой продолжится рассмот­рение многогранности творчества и любви как фундаментальных аспектов экологии человеческого духа. "И будет Свет, " Мы рубим ступени, И посрамится Тьма ...

  • Культура и искусство речи
  • ... общения, 3 ч 1 Этика и этикет. Искусство вежливости. Культура и бескультурье. Служебная этика и служебный этикет. К истории делового этикета. Тест «Умеете ли вы общаться?». 1 ч 2 Если на работе возникает конфликт. Этика деловой речи. Традиции в составлении официальных ...

Каталог учебных материалов

Свежие работы в разделе

Наша кнопка

Разместить ссылку на наш сайт можно воспользовавшись следующим кодом:

Контакты

Если у вас возникли какие либо вопросы, обращайтесь на email администратора: admin@kazreferat.info